Conocer los planes de Access y App y sus funcionalidades
evenTwo ofrece dos soluciones que pueden complementarse: Access, la plataforma con la que puedes administrar las inscripciones, las comunicaciones y el acceso a tu evento; y App, la aplicación con la que los asistentes consultan los contenidos y participan durante el evento.
Los planes de Access son Mailing, Registration y Complete. Los de App son Core y Connect. Esta guía te ayuda a entender para qué sirve cada uno y por qué tu menú puede ser distinto al de otras capturas de la wiki.
Planes de Access
Mailing: comunicarte con los asistentes
Es la opción centrada en las comunicaciones por email. Permite preparar mensajes para los asistentes y organizar su envío: por ejemplo, una invitación, un recordatorio o la información práctica antes del evento.
Para empezar, consulta Preparar una plantilla de email y Maquetar un email con el constructor visual. Después puedes seleccionar los destinatarios y programar el envío.
Registration: gestionar las inscripciones
Combina Mailing con el formulario de registro. Es adecuado cuando necesitas recoger los datos de los participantes y gestionar su inscripción, además de comunicarte con ellos.
El formulario se configura según las necesidades del evento. Las preguntas, las opciones de inscripción y los procesos asociados dependen de la configuración contratada y activada. Antes de abrir las inscripciones, revisa qué información necesitas solicitar y cómo se utilizará después.
Complete: inscripciones, comunicaciones y control de acceso
Reúne Mailing, formulario de registro y control de acceso. Permite cubrir el recorrido desde la invitación y la inscripción hasta la recepción de los asistentes en el evento.
El control de acceso utiliza códigos QR y puntos de lectura. Según la configuración del evento, puedes organizar el acceso a distintos espacios, limitar quién puede entrar y consultar la actividad registrada. Consulta Crear un punto de lectura y limitar el acceso y Preparar el control de acceso con App Access Check-in.
Importante: los nombres y las opciones técnicas de activación del backend no deben confundirse con los nombres comerciales de los planes. Que una función aparezca en una captura no significa que esté incluida o activada en todos los eventos.
Planes de App
Core: información del evento en una aplicación
Core ofrece las funciones para consultar el contenido del evento y recibir comunicaciones en la aplicación. Entre ellas se encuentran la agenda, los ponentes, los contenidos informativos, los mapas, los patrocinadores, la galería, los favoritos y las notificaciones.
La información disponible para el asistente depende de los contenidos que prepares y de las secciones que actives. Por ejemplo, puedes publicar el programa y las fichas de los ponentes, y comunicar un cambio de sala mediante una notificación.
Para organizar estos materiales, consulta Preparar los contenidos que comparten App y Web y Preparar una notificación para la aplicación.
Connect: contenidos y networking entre participantes
Connect incluye las funciones de Core y añade herramientas de interacción: listado de asistentes, mensajes privados, muros de comentarios y edición del perfil.
Estas funciones permiten que los participantes se conozcan y se comuniquen dentro de la aplicación. Su disponibilidad y visibilidad dependen de la configuración del evento. Un muro, por ejemplo, debe estar creado y preparado antes de que los asistentes puedan utilizarlo. Consulta Crear un muro de comentarios.
El plan de App y la forma de publicarla son decisiones distintas
Core o Connect define las funciones de la aplicación. La forma en que los asistentes acceden a ella es otra cuestión: evenTwo ofrece opciones como las aplicaciones contenedoras, la aplicación propia de la organización y la versión web.
Una aplicación propia puede requerir cuentas de desarrollador y un proceso de publicación específico. Confirma con evenTwo la modalidad prevista para tu evento y los plazos antes de comunicar las instrucciones de descarga.
Servicios y opciones adicionales
Según el proyecto, también pueden incorporarse una landing del evento, pagos, acreditaciones e impresión, certificados, integración de acceso corporativo, reserva de actividades, reuniones uno a uno, gamificación u otras integraciones.
No todas estas opciones están incluidas automáticamente en cada plan. Su contratación, configuración y puesta en marcha deben confirmarse con evenTwo. Lo mismo ocurre con los límites de uso, el periodo de alojamiento, los servicios de soporte y las ampliaciones.
Cómo elegir por dónde empezar
- Quieres preparar comunicaciones: empieza por las plantillas y el constructor de email.
- Necesitas recoger inscripciones: prepara los datos de los asistentes y el formulario de registro.
- Vas a controlar la entrada: configura los puntos de lectura y prueba el recorrido de acreditación.
- Quieres ofrecer contenidos en la App: organiza la agenda y las secciones informativas.
- Necesitas networking: revisa las funciones de Connect y cómo participarán los asistentes.
Si no encuentras una opción en tu backend
Comprueba que estás dentro del evento correcto y que tu usuario tiene los permisos necesarios. Si la opción sigue sin aparecer, consulta con la persona responsable de tu cuenta o con evenTwo si está contratada y activada. Crear un usuario con más permisos no sustituye la contratación o activación de una función.
Para continuar con la puesta en marcha, consulta Qué es Access y por dónde empezar y Preparar un evento paso a paso.