Workflow: enviar una invitación al añadir un asistente

Este workflow envía automáticamente una invitación cuando se añade un asistente al evento y tiene alguna de las etiquetas elegidas. Es útil para invitar a un grupo concreto sin preparar un envío manual cada vez que se incorpora una persona.

Antes de empezar

Necesitas una plantilla de tipo Invitación y al menos una etiqueta. Prepara la plantilla de email y asegúrate de que las personas tendrán la etiqueta correspondiente al incorporarse al evento.

Cómo configurarlo

1. En el evento correspondiente, abre Workflows → Crear.
2. Busca Enviar invitación al añadir asistente y pulsa su botón Crear.
3. Escribe un Nombre que permita identificar el objetivo, por ejemplo «Invitación al taller de liderazgo».
4. En Filtros → Etiquetas, selecciona al menos una etiqueta. Este filtro es obligatorio en este workflow.
5. En Acción a ejecutar → Plantilla que se enviará, selecciona la plantilla de tipo Invitación que recibirá el asistente.

Si seleccionas varias etiquetas, basta con que el asistente tenga una de ellas. No necesita tenerlas todas. Las etiquetas copiadas desde otro evento también pueden hacer que cumpla el filtro.

Cuándo se envía y cuándo no

El momento que activa este workflow es añadir al asistente al evento. No lo confundas con confirmar su asistencia ni con un envío programado para una fecha concreta.

Según la ayuda de Access, no se reenvía a asistentes que ya hayan sido invitados, por ejemplo durante una importación. No utilices este workflow como mecanismo para reenviar invitaciones a personas ya existentes.

Importante: revisa los workflows activos antes de añadir o importar asistentes. La opción de envío del alta o de la importación no sustituye la revisión de estas automatizaciones.

Ejemplo práctico

Selecciona Taller de liderazgo y una plantilla de invitación con las instrucciones para participar. Cuando añadas una persona que tenga esa etiqueta y no haya sido invitada, el workflow podrá enviarle la invitación.

Guardar y comprobar el resultado

Antes de guardar, revisa los filtros y la acción junto con los workflows que ya existen. Guardar cambios registra la configuración; Guardar cambios y agregar otro permite continuar con otro workflow. Usa Volver al listado si no quieres conservar la preparación.

Importante: la pantalla de creación no ofrece una opción de borrador. No guardes suponiendo que el workflow quedará desactivado. Tras guardarlo, comprueba la columna Activo del listado y coordina una prueba controlada antes de usarlo con asistentes reales.

Comprueba el caso con una persona nueva y una dirección de prueba controlada: debe tener la etiqueta elegida al añadirse. Revisa el mensaje recibido y el registro de emails antes de continuar con el grupo completo.